Mehr Zeit für die EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Warum private Unternehmen aktuell aufatmen und trotzdem weitermachen
Von Jörg Scholten (Managing Director & Partner Compensation und Performance Management) und Dr. Michael Kind (Director & Partner Compensation und Performance Management)
Als bekannt wurde, dass sich die deutsche Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie verschiebt, war die Reaktion in vielen privaten Unternehmen zunächst ähnlich: Erleichterung.
Die zusätzliche Zeit verschafft Luft. Gerade weil sich in den vergangenen Monaten gezeigt hat, dass die Umsetzung umfangreicher sein kann.
Wir beobachten aktuell zwei sehr unterschiedliche Reaktionen.
Diejenigen, die bereits gestartet sind, nutzen die gewonnene Zeit, um gleichwertige Arbeit sauber zu definieren, mehr Daten zur Ursachenklärung von Entgeltlücken zu sammeln und Prozesse komplett neu und strategisch zu denken. Auch für die Einbindung von Stakeholdern wird die gewonnene Zeit genutzt.
Unternehmen, die ohnehin die Umsetzung aufgeschoben haben, schieben das Thema weiterhin auf, in der Hoffnung, erst mit dem deutschen Umsetzungsgesetz wirklich starten zu müssen. Genau diese Entscheidung könnte sich später als große Herausforderung erweisen.
Einige zentrale Anforderungen der Richtlinie stehen bereits heute fest
Der deutsche Gesetzgeber wird die EU-Richtlinie in nationales Recht überführen. Dabei wird es voraussichtlich Konkretisierungen geben, beispielsweise bei Fristen, Definitionen oder einzelnen Verfahrensfragen. Einige grundlegende Anforderungen stehen jedoch bereits seit der Verabschiedung der Richtlinie fest.
Dazu gehören unter anderem:
- objektive und geschlechtsneutrale Vergütungskriterien,
- die Bewertung gleichwertiger Arbeit,
- Transparenz im Bewerbungsprozess,
- Auskunftsrechte von Beschäftigten,
- sowie Berichtspflichten und Entgeltanalysen.
Auch die bislang veröffentlichten Umsetzungsgesetze anderer EU-Mitgliedstaaten orientieren sich überwiegend eng an den europäischen Vorgaben. Unterschiede betreffen häufig Detailregelungen, nicht jedoch die grundsätzliche Zielsetzung.
Ein Unterschreiten der europäischen Mindestanforderungen ist rechtlich ohnehin nicht möglich.
Die eigentliche Herausforderung liegt in der Schaffung der Grundlagen, nicht im eigentlichen Gesetz
In der öffentlichen Diskussion dreht sich aktuell vieles um die Frage, wann das deutsche Umsetzungsgesetz verabschiedet wird. In unseren Projekten erleben wir dagegen eine ganz andere Diskussion.
Die eigentlichen Herausforderungen liegen in der Umsetzung, wie bspw.
- Was bedeutet gleichwertige Arbeit in meinem Unternehmen?
- Sind die notwendigen Vergütungsdaten vollständig?
- Wie werden Stakeholder (bspw. Führungskräfte oder Betriebsrat) wann eingebunden?
- Wie bereite ich meine Führungskräfte auf die neuen Auskunftspflichten vor?
An diesem Punkt kann aus einer gesetzlichen Vorgabe ein organisationsweites Veränderungsprojekt werden.
Genau deshalb erleben wir die Umsetzung der Richtlinie selten als juristische Aufgabe. Es geht darum, Verantwortlichkeiten zu definieren, Prozesse aufzubauen und unterschiedliche Bereiche miteinander zu koordinieren.
Je weniger Zeit Unternehmen haben, desto mehr Schritte müssen Sie parallel erledigen, was oft schwierig ist, weil die Schritte aufeinander aufbauen
Eine weitere Beobachtung aus unseren Projekten: Die Umsetzung der Richtlinie erfordert Zeit, weil einzelne Arbeitsschritte oftmals voneinander abhängen.
Solange Rollen noch nicht bewertet sind, lassen sich Entgeltanalysen nur eingeschränkt durchführen. Solange Vergütungskriterien nicht dokumentiert sind, können Führungskräfte sie später kaum nachvollziehbar erklären. Und solange Datenqualität oder Zuständigkeiten ungeklärt bleiben, verschieben sich viele weitere Arbeitspakete automatisch nach hinten.
Hinzu kommt eine Beobachtung aus unseren Projekten, die einige Unternehmen überrascht. Viele Organisationen gehen zunächst davon aus, dass bei ihnen keine oder nur sehr geringe Entgeltunterschiede bestehen. Erst die systematische Analyse zeigt häufig ein differenzierteres Bild.
Genau deshalb ist Zeit einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Je früher Sie als Unternehmen Transparenz über Ihre Vergütungsstrukturen gewinnen, desto größer ist Ihr Handlungsspielraum, organisatorisch wie finanziell. Wenn Sie rechtzeitig starten, können Sie Maßnahmen priorisieren, Verantwortlichkeiten sauber aufbauen und notwendige Anpassungen umsetzen.
Wenn Sie erst mit dem deutschen Gesetz beginnen, müssen Sie viele dieser Schritte parallel angehen. Genau darin liegt aus unserer Sicht der eigentliche Vorteil der gewonnenen Zeit.
Warum nachvollziehbare Vergütungsentscheidungen und deren Dokumentation schon heute wichtig sind
Ein weiterer Aspekt wird aus unserer Sicht bislang häufig unterschätzt. Mit der EU- Entgelttransparenzrichtlinie müssen Sie Vergütungsentscheidungen nachvollziehbar erklären, z.B. warum Beschäftigte bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit unterschiedlich vergütet werden.
Dabei geht es beispielsweise um Fragen wie:
- Warum hat Ihr Unternehmen eine Person oberhalb des Gehaltsbands eingestellt?
- Warum wurde für eine bestimmte Funktion ein Marktaufschlag gezahlt?
- Welche objektiven Kriterien lagen der Entscheidung zugrunde?
Solche Begründungen lassen sich häufig nur schwer Jahre später rekonstruieren.
Deutlich belastbarer ist es, wenn Sie die zugrunde liegenden Überlegungen bereits zum Zeitpunkt Ihrer Entscheidung dokumentieren, z.B. mithilfe von Marktvergleichen oder nachvollziehbaren Vergütungslogiken.
Wenn Sie heute beginnen, können Sie mögliche Anpassungen über zwei reguläre Gehaltsrunden verteilen
Ein weiterer Vorteil der gewonnenen Zeit wird häufig übersehen. Unternehmen, die mögliche Entgeltunterschiede bereits heute identifizieren, müssen diese nicht zwangsläufig in einer einzigen Gehaltsrunde korrigieren.
Je nach Zeitpunkt der nationalen Umsetzung besteht in vielen Fällen die Möglichkeit, notwendige Anpassungen über mehrere reguläre Gehaltsrunden zu verteilen.
Unser Fazit
Die Verschiebung der deutschen Umsetzung verschafft Ihrem Unternehmen vor allem eines: Mehr Zeit. Sie verändert jedoch nicht die grundsätzlichen Anforderungen der EU-Richtlinie.
Aus unserer Sicht bietet die aktuelle Situation deshalb die Möglichkeit, Vergütungsstrukturen weiterzuentwickeln, Prozesse zu testen und organisatorische Voraussetzungen Schritt für Schritt aufzubauen.
Denn unabhängig davon, wann das deutsche Gesetz verabschiedet wird, gilt aus unserer Erfahrung in nahezu jedem Veränderungsprojekt: Eine gute Vorbereitung beginnt deutlich früher als die eigentliche Verpflichtung.
Typische Ausgangssituationen und welcher Zeitrahmen sich daraus in unseren Projekten häufig ergibt
Selten starten Unternehmen bei der Vorbereitung auf die EU-Entgelttransparenzrichtlinie am gleichen Punkt. Während einige Organisationen zunächst grundlegende Vergütungsstrukturen aufbauen müssen, verfügen andere bereits über eine etablierte Job-Architektur und arbeiten an den letzten Schritten der Umsetzung.
Die folgende Übersicht zeigt Ihnen typische Ausgangssituationen und gibt Ihnen Orientierung, mit welchem zeitlichen Aufwand Ihr Unternehmen je nach Reifegrad rechnen kann.
Wie geht es weiter?
Unserer Beobachtung nach unterschätzen Unternehmen in der Regel nicht die EU-Entgelttransparenzrichtlinie, sondern den organisatorischen Aufwand ihrer Umsetzung.
Mit unserer Checkliste können Sie innerhalb weniger Minuten einschätzen, wo Ihr Unternehmen heute steht und welche Schritte als Nächstes sinnvoll sind.
Sie beantwortet unter anderem folgende Fragen:
- Welche Anforderungen gelten bereits heute?
- Welche Schritte sollten Sie in welcher Reihenfolge angehen?
- Wie setze ich diese in der Praxis um?
Jetzt Checkliste herunterladen
Wenn Sie sich bereits in der Umsetzung befinden und konkrete Fragestellungen zu Grading, Entgeltanalysen oder der Dokumentation objektiver Vergütungsentscheidungen haben, unterstützen wir Sie gerne.
