145 Stellen in 4 Wochen: Wie KI das Mammutprojekt „Grading“ zum Sprint machte

Stellenbewertung gilt oft als der Endgegner im HR: zäh, teuer und politisch heikel. Dieser Erfahrungsbericht zeigt, wie ein Unternehmen durch die Kombination aus KI-Unterstützung und Kienbaum-Expertise einen Prozess, der sonst Monate dauert, in nur vier Wochen erledigte und dabei die Kontrolle behielt.

Ungleiche Bezahlung für gleiche Arbeit: Warum der „Nasenfaktor“ keine Option mehr war

Kennen Sie das? Zwei Mitarbeiter machen einen ähnlichen Job, werden aber völlig unterschiedlich bezahlt. Wenn Führungskräfte nach dem „Warum“ fragen, fehlt HR die datenbasierte Antwort.

Genau an diesem Punkt stand unser Kunde. Es gab keine konsistente Stellenarchitektur. Stattdessen regierte der „Nasenfaktor“: Wer gut verhandelte, verdiente mehr.

Die Konsequenz: Defensive Gespräche für Führungskräfte, Unzufriedenheit im Team und mit Blick auf die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz, ein enormes rechtliches Risiko.

Das Ziel war klar: Weg vom Bauchgefühl, hin zu einer validen Methode. Aber bitte ohne ein monatelanges, zähes Beratungsprojekt.

Nach nur 45 Minuten Einführung ins Tool legte das Team eigenständig los

Nach wenigen Beratungsgesprächen war klar: Das Unternehmen wollte Geschwindigkeit und möglichst hohe Unabhängigkeit. Die Entscheidung fiel auf uns als Kienbaum mit dem Kienbaum Grading Tool.

Warum? Weil das KI-gestützte Grading eine schnelle erste Einordung erlaubt und auf der bewährten KRIEM-Methodik basiert. Sie bewertet als einziges Verfahren eine Funktion im Kontext ihrer Rolle, Komplexität und ihres Einflusses. Das schafft die nötige Akzeptanz zwischen HR und Management.

Statt wochenlanger Schulungen gab es eine 45-minütige Einführung ins Tool. Das reichte und das Team war so motiviert, dass es direkt loslegte.

Der Prozess: So bewertete das Team 145 Stellen mit KI und der Beratung bei entscheidenden Phasen

So ist das HR-Team vorgegangen:

Schritt 1: Das Team prüfte alle Stellenbeschreibungen auf Realitätsnähe

Die Basis für ein gutes Grading sind saubere Daten bzw. eine saubere Informationsgrundlage. Das Team ging zunächst alle Stellenbeschreibungen durch und schärfte nach. Denn: Je präziser der Input, desto besser das Ergebnis.

Schritt 2: Auf Knopfdruck lieferte die KI in Sekunden einen begründeten Vorschlag und das HR-Team traf die finale Entscheidung

Jetzt kam unser Grading Tool ins Spiel. Das Team lud eine Stellenbeschreibung nach der anderen hoch und die KI lieferte innerhalb von Sekunden einen konkreten Vorschlag für den passenden Grade inklusive einer logischen Begründung, warum die Stelle so eingeordnet wurde. Anschließend musste das Team den Vorschlag nur noch validieren und in Einzelfällen korrigieren. Das sparte massiv Zeit und Nerven. Für komplexe Grenzfälle und die nötige strategische Sicherheit standen wir jederzeit mit unserer Beratungsexpertise zur Seite.

Schritt 3: Im Workshop verfeinerten wir gemeinsam nur noch die Details

Nachdem das Unternehmen die Fleißarbeit fast selbstständig erledigt hatte, kamen wir im „Sparrings-Modus“ dazu. In einem fokussierten Workshop gingen wir als HR-Team und Kienbaum-Berater:innen gemeinsam über die Ergebnisse, schärften bei Grenzfällen nochmal nach und finalisierten die Architektur.

Das Ergebnis: 145 Positionen in 4 Wochen bewertet bei voller Akzeptanz der Führungskräfte

Die Zahlen sprechen für sich. Was früher Monate in Anspruch nahm, wurde hier im Sprint erledigt:

145 Schlüsselpositionen wurden in 4 Wochen bewertet und validiert.

Das Ergebnis wurde schnell akzeptiert. Da die Grades mit Hilfe von KRIEM methodisch hergeleitet sind, verstehen Führungskräfte die Logik. Die Diskussionen drehen sich nicht mehr um Gefühle, sondern um Fakten.

Das Fundament für die kommende Pay-Equity-Analyse sowie das gesamte HR-Managementsystem (z. B. Gehaltsbänder und Karrierepfade) steht.

Fazit: Der richtige Mix aus Mensch und Maschine führte zum schnelleren Ergebnis

Dieses Praxisbeispiel zeigt: Wer schnell und sicher zur EU-Compliance will, muss Ressourcen intelligent einsetzen. Das Kienbaum Grading Tool übernahm hier die zeitintensive Vorarbeit, während unsere Berater:innen gezielt für die methodische Sicherheit und den Feinschliff sorgten. So konnte das HR-Team das Projekt weitgehend autonom meistern und holte sich externe Expertise genau da dazu, wo sie den größten Wert stiftete.